DOCUMENTATION SYSTEM IN A PHYSICAL CULTURE AND SPORTS ORGANIZATION: STRUCTURE, PURPOSE AND FEATURES
DOI:
https://doi.org/10.32782/spectrum/2025-3-9Keywords:
documentation, physical culture and sports organization, management, personnel documents, financial reporting, digital transformationAbstract
The effectiveness of management in physical culture and sports organizations is largely determined by the proper functioning of the documentation system, which ensures the organization and coordination of internal processes, compliance with legal and regulatory requirements, transparency of managerial decisions, and accountability to all stakeholders. Despite the existence of separate studies in office management, sports administration, and organizational processes, a comprehensive analysis of the internal documentation structure of sports organizations remains limited, especially in the context of digital transformation and the implementation of modern electronic management systems. Understanding the role of documentation is crucial for improving operational efficiency, monitoring, control, and strategic decision-making in the contemporary sports industry.Purpose of the study. To define the content, structure, and functions of the main types of documentation in physical culture and sports organizations and to substantiate their significance for enhancing management efficiency.Materials and methods. The study involved 74 respondents, including representatives of managerial, administrative, and technical staff of sports organizations in Ukraine. Normative and legal acts, comparative and system analysis, and content analysis of reporting and analytical documents from seven organizations were used. The survey was conducted online (Google Forms), included 25 questions, and was followed by semi-structured interviews to clarify responses. Statistical processing was carried out using IBM SPSS Statistics 27.0 with descriptive statistics and Pearson correlation coefficient at a significance level of p < 0.05.Results. Five key documentation blocks were identified: organizational-legal, regulatory, reference-information, financial-accounting, personnel, and reporting-analytical. A direct relationship was established between documentation quality and the effectiveness of managerial decisions. Only 22% of organizations use electronic document management systems, while 81% of respondents support digital transformation provided adequate technical and methodological support is available.Conclusions. The documentation system is a fundamental element of management in sports organizations, affecting the quality of decision-making, organizational efficiency, and competitiveness at national and regional levels. The proposed structural model of the documentation system can serve as a tool for management optimization and a basis for digitizing document flow in physical culture and sports, significantly promoting modernization of managerial processes, ensuring operational transparency, and improving staff professionalism.
References
1. Андрющенко І. Як правильно почати діджиталізувати свій бізнес. URL: https://nv.ua/ukr/techno/technoblogs/jak-pravilno-pochati-didzhitalizirovat-sya-50029995.html.
2. Бабій І. В. Основи діловодства : навчально-методичне видання для курсантів та студентів 2–3 курсів. Львів : СПОЛОМ, 2020. 76 с.
3. Бесєдін В. В. Документування управлінської діяльності : навч. посіб. Київ : Центр учбової літератури, 2020.
4. Грибан Г. П. Управління у сфері фізичної культури і спорту. Житомир : Вид-во «Рута», 2022. 124 с.
5. Гуменюк В. О. Спортивний менеджмент : навч. посіб. Львів : ЛДУФК, 2021.
6. Закон України «Про фізичну культуру і спорт». Відомості Верховної Ради України, 1994.
7. Інформація та документація. База та словник термінів : ДСТУ ISO 5127; 2018. Чин. від 01.01.2019. Київ : УкрНДНЦ, 2018.
8. Кошарна Н. В. Діловодство у фізкультурно-спортивних організаціях : навч. посіб. Харків : ХДАФК, 2020. 128 с.
9. Лещенко М. А. Електронний документообіг у сфері спорту: сучасний стан і перспективи розвитку. Менеджмент і бізнес-адміністрування. 2023. № 2. С. 52–57.
10. Менеджмент для бакалаврів : підручник: у 2 т. / за заг. ред. О. Ф. Балацького, О. М. Теліженка. Суми : Університетська книга, 2020. Т. 2. 592 с.
11. Наказ Мінмолодьспорту України № 2980 від 27.12.2016 «Про затвердження типових форм документів у сфері фізичної культури і спорту».
12. Оніщенко І. І. Інформаційні системи та електронний документообіг в органах державної влади: правові та організаційні аспекти. Київ : Юрінком Інтер, 2021. 232 с.
13. Основи менеджменту: конспект лекцій : навч. посіб. для студентів спеціальності 073 «Менеджмент» освітньо-професійної програми «Менеджмент і бізнес-адміністрування» / КПІ ім. Ігоря Сікорського ; укладачі: Т. В. Лазоренко, С. О. Пермінова. Київ : КПІ ім. Ігоря Сікорського. 2021.166 с.
14. Палеха Юрій Загальне діловодство:теорія та практика керування документацією із загальних питань : навчальний посібник – 4-те (виправлене і доповнене). Київ : Видавництво ліра-К, 2017. 624 с.
15. Про затвердження Державного соціального стандарту у сфері фізичної культури і спорту : наказ міністерства молоді та спорту № 918 від 21.02.2023.
16. Семенюк О. А. Цифрові трансформації в управлінні закладами фізичної культури і спорту. Управління та адміністрування у сфері спорту. 2023. № 1 (11). С. 17–25.
17. Стратегія розвитку фізичної культури і спорту до 2028 року. URL: https://sport.gov.ua/uploads/assets/files/5f4e9c506dd98.pdf.
18. Ткаченко В. І. Документообіг в управлінні спортивною організацією. Київ : Університет, 2020.
19. Тягур Р. С. Розпорядча діяльність керівника у сфері фізичного виховання і спорту (комунікаційно-інформаційний аспект). Вісник Прикарпатського університету. Сергія: Фізична культура. 2017. № 27. С. 303–318.
20. Ціпов’яз А. Т., Бондаренко В. В. Організація і управління фізичною культурою і спортом : навч. посіб. Кременчук : КПК, 2019. 128 с.
